2 possibilités s'offrent à vous :
1. La recherche de disponibilités pour une journée.
Vous pouvez placer votre curseur sur le jour de l'agenda et effectuer un clic-droit.
Dans le menu qui apparaît à l'écran, positionnez le curseur sur 'Recherche' et cliquez sur 'Disponibilité'.
2. La recherche de disponibilités pour plus d'une journée.
Dans le menu 'Agendas', vous avez le point de menu 'Recherche'.
Ainsi, vous pourrez indiquer la période et la durée minimum.
Depuis l'agenda, vous devez cliquer sur l'icône 'Modification des libellés'.
Dans la nouvelle fenêtre, ajoutez 'ClientNom' dans la zone en dessous de 'Libellé court'.
Vous devez maintenir le curseur sur le premier jour et glisser jusqu'à la date souhaitée.
Les jours sélectionnés apparaissent en jaune.
Non, vous devez absolument injecter une maladie.
Si vous modifiez le code de prestation 'heure prestée' en maladie et que vous injectez à nouveau l'horaire théorique, le code de prestation 'maladie' va se remettre en 'heure prestée' car il va se baser sur ce qui est encodé dans l'onglet 'horaire théorique' de l'aide-ménagère.
Pour injecter une maladie, vous devez faire un clic droit sur le jour de maladie dans l'agenda et cliquez sur 'Injecter une maladie/accident'.
Cela n'est pas possible. Il faut choisir : soit la travailleuse est en maladie, soit en congé.
Vous devez aller dans la liste des travailleurs et cliquez sur le cadenas afficher/cacher le personnel clôturé.
Ensuite, double-cliquez sur le travailleur en question, et dans sa fiche signalétique, vous pouvez accéder directement à son agenda en cliquant sur l'icône agenda.
La recherche de disponibilités (hors horaires rappelables) se base sur les tranches horaires de l’horaire théorique (et pas l'horaire théorique détaillé).
Par exemple un travailleur va commencer sa journée à 8h et aura 7h (8-12 et 13-16) de prestations théoriques.
Le programme va regarder les disponibilitéss entre 8h et 15h (soit 7h àp de 8h du matin). Il ne tient pas compte de l'heure de pause.
Même si la prestation annulée est de 13h à 16h, on ne va trouver une disponibilité que de 13h à 15h.
Pour retrouver ce type de disponibilités :
- on peut réduire la durée dans la recherche de disponibilité en elle-même ;
- ou aller dans le paramétrage du dossier mettre 1-2h au lieu des classiques 3 heures pour la recherche de disponibilités.
Rendez-vous dans 'utilitaires', 'mise à jour', 'vérification des agendas', 'verrouillage'.
Si vous souhaitez déverrouiller, vous devez mettre une date antérieure.
Vous ne devez surtout pas supprimer ce qui a été injecté dans l'agenda de la personne.
Les rendez-vous vont se supprimer automatiquement lorsque vous aurez mis une date de fin dans la période d'occupation de la personne.
Pour ce faire, vous devez retourner dans la fiche du travailleur. 'Fichier', 'personnel', double cliquez sur le travailleur concerné et dans l'onglet 'période d'occupation', double cliquez sur le contrat de travail.
Lorsque vous mettez une date de fin du contrat, le programme vous propose de supprimer les rendez-vous prévus dans l'agenda ("supprimer_dates_hors_contrat_agenda") cliquez "oui". L'agenda se vide.
Si vous souhaitez remplacer/modifier les codes présents dans l’agenda par un autre code
- faites un clic droit sur une prestation dans l’agenda => Modification ;
- attention à bien décocher « conserver les journées modifiées » ;
- sélectionnez le code de prestation à mettre dans « Remplacer tous les codes d’heures par » OU « remplacer le code d'heures prestés par » ;
- cliquez sur « Affichez tout le monde » pour pouvoir cocher tous les travailleurs ou n’en sélectionner que quelques-uns ;
- cliquez sur Exécuter.
Notez que vous devrez probablement faire un recalcul des km sur l'agenda suite à cette opériation.
La travailleuse a un type horaire sans détail, c'est-à-dire qu'il n'y a pas de code de prestation à injecter.
Pour ajouter les codes de prestation, vous devez dans l'horaire théorique zone 'Type Horaire' cocher la case 'Horaire avec détail'.
Une fois la case sélectionnée, la zone 'Détail de l'horaire théorique (Heure)' va apparaitre et vous devez ajouter les codes de prestation en cliquant sur le '+'.
Afin que l'horaire théorique s'injecte correctement avec la bonne alternance "semaine paires-semaines impaires", il faut avoir choisi une date de début de cycle qui est un lundi (et que ce lundi de début de cycle soit avant le début de l'horaire théorique).
Pour savoir dans quelle semaine vous êtes, regardez en haut à droite de l'horaire théorique : "semaine courante".
Pour que l'agenda s'injecte de manière à correspondre à l'horaire théorique, vous devez vous rendre dans la 'configuration' du 'dossier', onglet 'planning' et cocher et remplir "compléter l'agenda pour correspondre à l'horaire de l'horaire théorique si le jour... :"
Lorsque vous avez modifié/ ajouté la prestation dans l'agenda :
Vous verrez que l’icône ‘interdit’ est apparue sur l’étiquette de la prestation.
La liste des travailleurs s’affichera alors en dessous.
Depuis l'agenda, faites un clic droit et sélectionnez "Ajouter des prestations par période".
Indiquez alors pour quelle date, quel code vous souhaitez injecter, de quelle heure à quelle heure et pour quelles personnes vous souhaitez l'injecter. En cliquant sur afficher tout le monde, vous aurez toute la liste du personnel.
Exécutez. La prestation apparaît alors dans tous les agendas.
ATTENTION : si vous réinjecter l'horaire théorique ultérieurement, cette prestation sera alors écrasée (sauf si vous bloquez la prestation ou si vous choissez l'option "conserver les journée modifiées lors de l'injection).
Rendez-vous dans le menu Agenda – Jours fériés.
Cliquez sur les "petits engrenages".
Sélectionnez l'année souhaitée.
Le code utilisé pour les jours fériés.
Cliquez sur calculer.
Les jours fériés sont encodés et seront injectés tout au long de l'année.
Depuis l'agenda, ajoutez une prestation, cliquez sur le cadenas pour « afficher les contrats clients clôturés ».
Vous trouverez alors les clients qui ont un contrat à une date postérieure à la date du jour.
Si vous êtes dans l'horaire théorique, vous retrouverez également le client en cliquant sur le cadenas.
Peu importe que ce soit une semaine paire ou impaire, ce que Gap injecte c’est « de l’alternance ».
Si ce que les clients souhaitent c’est « avoir leur aide-ménagère 1 semaine sur 2 » cela ne pose aucun problème.
Peut-être qu’il y aura des cas particuliers de clients qui veulent 2 semaines d’affilée… dans ce cas il faudra aller changer l’alternance en inversant les semaines ou en modifiant la date de début de cycle dans l’horaire théorique AVANT d’injecter pour 2021.
Il faut choisir CodePrestationLib2 pour avoir le néerlandais.
De manière générale dans le programme : lib1 = français ; lib2 = néerlandais ; lib3 = allemand ; lib4 = anglais.
Rendez-vous dans le point de menu "Agenda" - "Gestion des conflits".
Sélectionnez le jour férié pour lequel vous souhaitez supprimer les conflits.
Faites un clic droit sur l'un d'entre eux et sélectionner l'option "Supprimer les conflits des clients".
Pas de panique ! Si vous réinjectez au fur et à mesure, la première injection sera écrasée.
Si le travailleur quitte l'entreprise et que vous mettrez une date de fin à sa période d'occupation, le programme vous proposera d'effacer les prestations qui sont au-delà de la date de fin.
Si toutefois vous voulez absolument "nettoyer l'agenda" il existe un utilitaire spécifique.
Rendez-vous dans le menu Utilitaire – Agenda. Cochez suppression des agendas, sélectionner la bonne période et la (les) bonne (s) personne (s) avant de cliquer sur "exécuter".
Si l'utilitaire n'es tpas à votre disposition, vous pouvez également faire un clic droit depuis l'agenda et choisir suppression. Coisissez alors la bonne période et ce que vous voulez supprimer.
Afin de mettre un mémo dans l'agenda à l'attention de vos collègues, vous pouvez le faire de 2 manières :
Lorsque vous aurez rédigé et enregistré votre mémo, il y aura une icône en bas à gauche de la journée (1) à ne pas confondre avec le petit trombone qui indique qu'il y a un commentaire dans la prestation (2).
Dans l'agenda, activez la barre de "déplacement et suppression rapide" en cliquant dessus (elle devient rouge), cochez alors "avec option". Cliquez-glissez la prestation. Vous pourrez alors facilement choisir une autre heure de début, ou un autre volume horaire.
Vous pouvez intégrer les récupérations de jours fériés dans la liste de jours fériés (menu Agenda – Jours fériés).
Choisissez un jour de récupération et donnez-lui un libellé.
Mettez le code utilisé pour la récupération de jour férié dans votre entreprise.
Cochez oui à "utiliser le détail comme filtre" si vous avez plusieurs dossiers et plusieurs dates.
Définissez le détail : nb ici les dates peuvent être différentes en fonction des dossiers / groupes de dossiers / ou encore des équipes.
Il peut être pratique de savoir si un client souhaite (ou a besoin) d'un remplacement sans devoir rentrer dans la signalétique détaillée du client.
Il est possible de visualiser ce que l'on appelle des priorités directement dans l'agenda, dans la fenêtre de gestion des conflits.
Pour définir des priorités : rendez-vous dans l'onglet Agendas - Priorité, vous pouvez en définir autant que vous le souhaitez et leur attribuer un code couleur qui apparaitra dans la fenêtre de gestion des conflits.
Dans la fiche du client, onglet signalétique, choisissez celle qui convient dans le menu déroulant.
Première solution :
Mettez-vous sur la visualisation en semaine.
Modifiez le nombre de semaines que vous voulez afficher.
Seconde solution :
Vous pouvez personnaliser l'affichage ligne du temps en cliquant sur les engrenages de configuration de l'affichage : sélectionnez "affichage "ligne du temps", regroupement "semaine" et définissez la taille optimale pour afficher ce que vous souhaitez.
Pour faire apparaitre l'affichage en ligne du temps que vous venez de définir, cliquez sur "afficher en ligne du temps".
Il est parfois pratique d'ajouter une demande de rendez-vous à la liste des conflits afin de ne pas oublier de placer la demande du client dans l'agenda.
Il peut d'agir d'une prestation exceptionnelle : par ex. un client qui souhaite 5h de nettoyage en plus car il déménage.
Cela peut également être une demande régulière : par ex. un client qui souhaite 3h/sem.
Il sera facile de retrouver la demande, d'ajouter des commentaires accessibles à tous dans l'agenda sans devoir ouvrir son signalétique.
Pour créer un conflit depuis l'agenda, faites un clic droit et choisissez "créer un conflit".
Remplissez alors les informations nécessaires et sauvez.
Le message d'erreur est le suivant : "Votre action génère un conflit de type "le client et/ou le prestataire ne souhaitent pas recevoir / effectuer de prestation le samedi / dimanche / jour férié".
Voulez-vous continuer le traitement ? ".
Si vous avez régulièrement des prestations en weekend, nous vous conseillons de cocher les options adéquates tant dans la période d'occupation du membre du personnel que dans le contrat du client :
Maintenir les prestations qui tombent le samedi
Maintenir les prestations qui tombent le dimanche
Maintenir les prestations qui tombent les jours fériés
En fin d'année, si vous voulez par exemple générer un compteur de vacances annuel, vous pouvez cliquer sur les 2 petites feuilles et choisir l'une ou l'autre des 2 options.
Si vous avez un compteur mensuel (par exemple un compteur d'heures complémentaires) et que vous cliquez sur "générer la période suivante", Gap ne vous générera que janvier, alors que si vous choisissez la seconde option, toute l'année sera créée d'un coup.
Il est possible de programmer automatiquement la tâche via le menu "configuration" - "tâches planifiées". Donnez un nom à la tâche et choisissez le moment où vous souhaitez que la génération des périodes des compteurs s'exécute.
Beaucoup d'actions peuvent être effectuées à l'aide d'une simple touche ou d'une combinaison de touches du clavier. Cela permet de gagner du temps une fois qu'on les connait.
On connait tous le CTRL-C et le CTRL-V qui sont des raccourcis valables universellement.
Voici les raccourcis qui fonctionnent lorsque vous êtes dans l'agenda Gap et que vous avez activé la barre de déplacement et suppression rapide.
Il est possible d'imprimer la liste des raccourcis en cliquant sur la flèche à côté du "i" de information.
Lorsque l'on calcule une distance dans GAP, si on ne possède pas la clé google ou si l'adresse n'est pas trouvée sur Google, une fenêtre apparait dans laquelle il faut encoder manuellement le nombre de km, en décochant "Distance inconnue". Lorsque l'on enregistre cette distance, elle est stockée dans le programme afin de ne plus devoir la recalculer. Elle se trouve dans "Fichier - Distance". GAP ira la chercher là. Si l'utilisateur se trompe dans l'encodage du nombre de km, la distance sera erronée à chaque cacul. Il faut aller supprimer cette dernière dans 'Fichier - Distance"
Il faut double cliquer sur la distance et la recalculer, ou modifier manuellement les km
Le code du contrat était déjà existant dans la base de données – ce code doit s’auto-incrémenter .
Il faut ajouter un # dans la configuration du dossier pour qu’il y ait assez de caractères.
Rendez-vous dans le menu 'configuration', 'dossier', onglet 'client" et mettre #### dans le champ 'référence contrat client'.
Si un doublon a été créé par erreur et que vous souhaitez supprimer une fiche client.
Vous pourrez alors mettre une date de clôture.
Il arrive parfois que l'adresse de prestation soit différente de celle renseignée dans la signalétique.
Si par exemple le client fait travailler l'aide-ménager(-ère) dans sa résidence secondaire ou s'il vient de déménager.
Vous pouvez aller indiquer une adresse de prestation dans l'onglet 'localisation' du 'contrat client'.
1. Configurez tout d'abord les types d'absences dans l'onglet 'fichier', 'autres', 'types de suspension ct clients'.
2. Créez des codes d'absences bénéficiaires (exple absence justifiée / absence injustifiée avec la possibilité de demander un remboursement en ts / absence COVID).
Attention à cocher "autoriser sur suspension de contrat client (client absent)".
3. Paramétrez ensuite les codes d'heures prestées pour définir quel type de code devra être injecté en fonction des différents types d'absences.
Dans l'onglet 'gestion automatique', vous pouvez, en regard de chaque type de suspension contrat client, définir quel code sera injecté en remplacement du code de prestation habituel.
Attention : il faut le faire dans tous les codes de prestation qui seraient susceptibles d'être injectés.
Si les prestations se donnent aléatoirement à un endroit et à un autre, vous pouvez créer 2 contrats avec les 2 localisations différentes.
Vous devrez ensuite choisir le bon contrat en fonction de l'adresse de prestation.
Afin de faciliter la gestion des suspensions de contrats clients, on peut faire le choix de faire un contrat par type de service (repassage, nettoyage, ...).
Cochez la case 'gérer les suspensions par contrat'. Vous retrouverez alors l'onglet 'suspension' dans le contrat.
Ainsi, si le client suspend les prestations de nettoyage à son domicile car il est en vacances, il pourra néanmoins venir faire repasser une manne.
Petit truc : dans la 'configuration' du 'dossier', onglet 'défaut', vous pouvez choisir que soit coché automatiquement 'gérer les suspensions par contrat' à la création d'un signalétique client.
Lorsque vous possédez plusieurs dossiers, vous avez parfois besoin de dupliquer un signalétique client afin d'effectuer un remplacement dans une autre entité.
Depuis le signalétique client à dupliquer :
Cliquez sur les 2 petites feuilles pour dupliquer.
Choisissiez le dossier de destination (la référence se mettra automatiquement si le dossier est configuré pour une incrémentation automatique).
Sauvez.
Il arrive régulièrement que le message d'erreur suivant apparaisse : "le dossier ne peut être modifié (RAISE)".
Si, dans les options du dossier, vous avez choisi qu'un contrat soit créé automatiquement, il faut le supprimer dasn la nouvelle fiche avant de sauver.
Vérifiez également dans l'onglet contact. S'il y a un contact il faut le supprimer pour pouvoir sauver.
Dans le bas de la grille clients se trouve une icône filtre avec une flèche vers le haut.
Lorsqu'on clique dessus on peut alors rechercher un client par son numéro Sodexo.
Non ! Il existe un petit outil dans la fiche client qui est très utile lorsqu'un client passe de titres-services papiers à électroniques ou l'inverse.
Cochez ou décochez "électronique" dans l'onglet "titres services" du client.
Puis cliquez sur les petits engrenages et choisissez la date à partir de laquelle vous souhaitez "recalculer les titres-services"
Rendez-vous dans le menu "Impression/export" - "TS" et choisissez la liste des numéros Sodexo par client.
Cette liste peut faire l'objet d'un export Excell.
Si ce n'est pas la bonne région ou si aucune région n'est renseignée, rendez-vous dans le menu fichier – commune (celle de votre client) et vérifiez qu’elle est dans la bonne région.
Le menu déroulant propose les 3 régions : Bruxelles capitale, région Wallonne et région flamande.
Vous devez cocher la case 'Repassage' dans le contrat du client.
- dans le signalétique 'client', 'contrat' : double-cliquez sur le contrat :
- une nouvelle fenêtre so-'ouvre, dans l'onglet 'titre-service', zone 'services demandés', cochez la case 'repassage'
Lorsque vous êtes dans une nouvelle commande, vous pouvez créer le client.
Dans la zone 'Client', cliquez sur la flèche à côté de l’icône 'Ouvrir client' et cliquez sur 'Créer un nouveau client et contrat client'.
Une nouvelle fenêtre s’ouvre. Complétez les différentes zones et cliquez sur ‘Sauver’.
Attention : vous devez IMPÉRATIVEMENT contacter le personnel administratif de la création d’une nouvelle fiche client.
Quand vous êtes dans le menu 'Affectation / Planification' de la commande, vous devez impérativement cocher l'option 'planification avec détail'.
Vous pouvez sélectionner les membres du personnel en double-cliquant sur leur nom et leur attribuer la durée dans la fenêtre 'plannification avec détail'.
Vous devez cliquer sur la ligne (celle-ci devient jaune une fois sélectionnée) de l’aide-ménagère et effectuer un double-clic droit dessus.
Vous devez cocher « autoriser sur suspension contrat client » dans le code de repassage.
Si vous avez des clients avec des exigences particulières (chemises sur cintres, pliées, cols amidonnés, etc.) et que vous voulez que cette information apparaisse systématiquement sur le ticket de repassage, voici ce que vous devez faire.
Tout d'abord, insérez le commentaire dans la fiche du client. Dans le contrat client, onglet « Remarque », il y a une zone « Remarque commande ».
Vous verrez cette remarque à la création de toutes les commandes pour ce client. Il y aura un "I" dans un rond bleu.
Dans le document type "dépôt", vous pouvez alors ajouter ceci pour faire apparaître la remarque : [frDataset1."ContratClientMemoRemarqueCommande"].
Vous devez aller dans 'configuration', 'base de données'.
C'est à cet endroit que s'encodent vos informations.
Si vous n'avez pas accès à ce point de menu, veuillez voir avec la personne qui a les accès ou contactez le service support Produits Maison via l'adresse : newgap@gapi.be
Encodez les données UNIQUEMENT 'install code' et 'date de validité' qui se trouvent en rouge sur le voucher dans l’encadré 'base de données'.
Pas de panique ! Elle vous sera envoyée dans les délais impartis si vous êtes en ordre de paiement.
En cas de question, veuillez envoyer votre demande à admin@gapi.be
Contactez newgap@gapi.be. Il est possible que lors de la mise à jour de la licence vous ayez fait une erreur.
Vous avez un nouveau collègue ou une stagiaire et vous souhaitez lui créer un login utilisateur personnel et éventuellement un mot de passe ?
Vérifiez avant toute chose que vous avez bien des droits administrateur dans le programme.
Rendez-vous dans le menu 'configuration', 'application', 'utilisateur'.
Vous pouvez alors configurer le nouvel utilisateur en fonction du groupe de droit auquel il appartient.
Parfois la licence reçue ne correspond pas à la version du programme (ex: licence envoyée 4.5. et licence programme 4.3)
Il faut prendre contact avec le support Produits Maison (newgap@gapi.be) pour :
Contactez newgap@gapi.be. Il est possible de demander une licence pour plus de travailleurs.
Rendez-vous dans l'onglet 'configuration', 'dossier', 'e-mail'.
Vous avez la liste de tous les documents types et vous pouvez personnaliser à droite.
Attention, une fois le texte créé, l'objet et le texte accompagneront toujours ce type de courriel.
Il faudra veiller à le modifier avant l'envoi de toute lettre simple.
Dans le menu 'configuration', sélectionnez 'documents types'.
Cliquez sur ajouter (le petit "+" vert en bas).
Il arrive parfois que la mise en page soit compliquée. En cas de besoin, contactez notre service Produits Maison à l'adresse générale : newgap@gapi.be.
Après avoir vérifié qu’il n’y a pas un autre problème, il se peut que la clé Google doive être « réactivée. »
Vous avez certainement dû acquérir une clé google pour le calcul automatique des kilomètres.
C’est gratuit les 6 premiers mois. Au bout de 6 mois un mail est envoyé pour accepter la facturation.
Mais le pack de requêtes gratuites assez conséquent et en général il n’engendre aucune facturation.
Vous devez retrouver le mail envoyé après 6 mois qui parle de facturation.
Allez ensuite sur Google Cloud Platform. (NB : il faut être sûr de quelle adresse on a utilisé pour créer le compte). 'Configuration', 'dossier', 'google' : copiez la clé et valider.
Collez la clé dans Gap dans 'configuration', 'base de données', 'déplacement/mobilité'.
Dans les grilles client, personnel et agenda, vous avez la possibilité de faire apparaître ce qu'on appelle un résumé en cliquant sur le bouton "R".
Très pratique, il vous permet par exemple de :
Ces résumés et les informations que l'on souhaite voir apparaître se personnalisent dans l'onglet 'configuration', 'visualisation'.
Si vous souhaitez que tout le monde dans votre société ait la même configuration des résumés, vous pouvez cliquer sur le bouton en bas à gauche "appliquer ces paramètres à tous les utilisateurs du programme".
Vous devez aller dans 2 menus :
Dans 'Configuration', 'Répertoire', vous pouvez vérifier où sont enregistrés les backups.
Dans 'Configuration', 'Base de données', onglet 'Backup automatique', vous trouverez les options de périodicité des backups.
Votre licence Gap est configurée pour avoir un certain nombre d'utilisateurs actifs simultanés.
Si ce nombre est atteint, vous n'aurez pas accès au programme.
Vous pouvez prendre contact avec newgap@gapi.be afin de demander une offre pour augmenter ce nombre.
Si cela vous semble anormal car vous n'êtes jamais plus que le nombre maximum, vérifiez dans le gestionnaire des utilisateurs actifs (Menu Utilitaires - Session).
Si vous remarquez que des sessions ouvertes (en vie) ne devraient pas l'être, vous pouvez fermer ces sessions. D'autres options vous permettent de faire un test d'activité à une ou plusieurs sessions et vous pourrez même envoyer un message à tous les utilisateurs actifs afin par exemple de les prévenir que vous allez fermer leurs sessions.
Dans le menu Configuration - Base de données - Document : vous pouvez cocher différentes options en fonction des documents que vous voulez conserver.
Cela mettra un lien dans les pièces jointes du personnel et une copie du document sera effectuée dans un répertoire de l’installation du programme.
Vérifiez les éléments suivants :
Dans le "résumé de la journée" (accessible depuis le menu Fichier - Résumé) se trouvent des informations telles que les anniversaires de la semaine, les dates de fin de validité de cartes d'identité, de titres de séjours, les dates de fin de maladies, etc.
Si vous souhaitez que ce résumé s'affiche automatiquement à l'ouverture du programme, rendez-vous dans le menu Configuration – Visualisation – onglet Affichage.
Vous pouvez configurer de nombreux avertissements dans le menu Configuration – Base de données, onglet Avertissement : fin de validité de carte d'identité, fin du permis de travail, fin du contrat, fin d'une réduction, fin d'une absence, maladie, accident, fin d'une suspension ou encore fin d'une occupation.
À vous de décider combien de jours à l'avance vous souhaitez recevoir l'avertissement.
N'oubliez pas de cocher les codes pour les travailleurs en reprise de travail.
Cela signifie que dans le document type, dans le MémoXX, le programme recherche une information qui n'existe pas. Il faut alors allez vérifier dans les informations disponibles dans le DatasetX quel est le champ (Field"yyy") que vous souhaitez faire apparaitre(1).
Il arrive également que ce soit parce que le datasetX n'est pas activé. Rendez-vous alors dans le document type, cliquez sur rapport, données, puis activer le dataset en question (2).
Vous avez planifié une formation pour de nombreuses aide-ménagères et vous ne souhaitez pas passer dans chaque agenda bloquer une à une les formations. Vous pouvez rendre votre code de formation "non supprimable".
Cela signifie que quelles que soient les options choisies lors de l'injection des horaire, votre prestation de formation ne sera jamais écrasée. Elle apparaîtra directement comme bloquée dans l'agenda (icône "interdit").
La liste des documents types est devenue un peu trop longue et vous souhaitez faire un peu de ménage ?
Vous pouvez les désactiver en cochant la case "désactivé" dans le document type.
Pour retrouver un document type désactivé vous devez cliquer sur le cadenas en bas de la liste.
Lorsqu'il y a des petites coupures de réseau (internet), une fenêtre apparait en cascade et on ne sait plus quitter le programme.
Mais que faire?
2 possibilités :
- Forcer le programme à s'éteindre via le gestionnaire de tâches :
Faire un clic-droit sur la barre des tâches
Aller dans le gestionnaire de tâches
Sélectionner le programme GAP
Cliquer sur fin de tâche
- Ouvrir à nouveau le programme
Double cliquer sur l'icône du programme. Il signale qu'une instance est déjà en cours et demande si vous voulez tout de même ouvrir le programme : cliquer sur oui. Le programme demande si on veut stopper l'autre instance : cliquer sur oui.
Vous vous êtes auto-éjecté du programme, vous pouvez vous connecter à nouveau
Juste avant de lancer votre facturation il est utile de vérifier que vous n'avez pas de taux de facturation à zéro.
Dans les pointages, faites un filtre sur le code de prestation facturable, puis triez par ordre croissant les montants.
Si vous avez des zéros, c'est très probablement lié à un mauvais encodage en amont du processus de facturation.
Des vérifications doivent être réalisées :
« Personnel » : dans la période d’occupation du personnel, onglet « Aides aux familles », une qualité doit être obligatoirement sélectionnée.
« Contrat Client » :
Taux : dans l’onglet "valeur" du contrat client doit figurer un taux actif pour la période à facturer. Ce taux vient généralement de l’enquête sociale ou est ajouté manuellement (selon les organismes et le service). Si une enquête sociale est bien présente, mais qu'il n'y a pas de taux, c’est qu’elle est mal complétée : doivent y figurer un revenu, une date d’application et un code.
Service : sans l’onglet "Aides aux familles" du contrat client, doi(ven)t figurer le(s) service(s) demandé(s) dans le cadre de ce type de contrat.
Facturation : dans l’onglet "Facturation" du contrat client, « Facturer les prestations effectuées » doit être bien coché.
Mise à jour / recalcul des montants de facturation.
Il n'est pas nécessaire de réimporter les prestations dans les pointages.
Une fois les informations complétées/adaptées :
Rendez-vous dans l’utilitaire de recalcul des taux. Utilitaires > Taux.
Indiquez la période à facturer et d’autres filtres éventuels (client ou personnel)
Cochez « Mise à jour des taux de facturation ».
Exécutez.
Attention : si vous utilisez un contrat par type de services, veillez également à ce que le code de prestation utilisé soit bien en corrélation avec le contrat du client mobilisé.
Exemple : un code de prestation de type HPAF associé à un contrat de type AM (service demandé « AM ») ne sera évidemment pas facturé.
Pour pouvoir transférer les documents vers votre logiciel comptable, ces derniers doivent être imprimés, sinon le transfert n'est pas possible.
Si vous ne désirez pas réellement les imprimer, vous pouvez tout de même les marquer comme l'étant.
- Allez dans l'impression des factures
- Sélectionner les bons filtres, en n'oubliant pas les clients clôturés
- Faites un clic-droit sur la ligne
- Marquer la sélection comme étant imprimée
Il vous suffit de choisir Mémo dans l’onglet Fichier > Info.
Dans le GapTime SQL il n’y a plus de mémo qui s'ouvre automatiquement pour vous prévenir des anniversaires des membres du personnel.
Pour retrouver cette information, rendez-vous dans le sous menu Fichier > Info > Résumé.
Vous y trouverez également les informations suivantes :
Vous devez créer un nouveau code postal.
Menu Fichier > Communes
En bas de l'écran, cliquez sur l'icône +.
Nouvelle fenêtre, complétez les cases code postal (1), libellé FR (2) et pays (3) et cliquez sur sauver.
2 solutions s'offrent à vous:
1) Vous créez X codes de prestations en fonction des différents centres de formations et vous indiquez l'adresse du centre dans l'onglet 'Localisation' de chaque code.
ou
2) Vous créez un seul code de prestation 'Formation en centre':
- Dans le code de prestation zone 'Options supplémentaires', cochez la case 'lié à un lieu' ;
- Une fois le code créé, ajoutez les différentes adresses dans 'Fichiers', 'Lieu' ;
- Lorsque vous ajouterez une formation dans l'agenda, sélectionnez le bon lieu du menu déroulant 'Lieu' dans la zone 'Analytique'.
Menu 'Fichier' > 'Code prestation'
Recherchez le code 'Télétravail' et cliquez dessus.
Dans la fenêtre 'Code de prestation':
1) Cliquez sur 'Modifier';
2) Zone 'Heure / Jour' décochez 'Code générant des déplacements/mobilités'.
Cliquez sur 'Sauver' pour enregistrer vos modifications.
Vous souhaitez payer des heures aux aide-ménagères pour effectuer par exemple le travail d'inscription du client, ou pour accompagner lors des premiers pas d'un(e) collègue.
Via le menu 'fichier', 'codes de prestation', vous pouvez créer un nouveau code qui aura les caractéristiques suivantes :
- heures prestées payées ;
- valorisées à la paie (1) ;
- générant des frais de déplacement ;
- liées à un client ;
- visibles dans les plannings et pointages ;
-ne générant pas de facturation pour le client (2) ;
- il faut également penser à lier ce code à celui du secrétariat social.
Le programme pourrait avoir retenu que certaines distances sont connues comme étant inconnues
Vous devez aller dans le fichier des distances de point à point voir s'il y a des distances pour lesquelles il est coché "distance inconnue". Si oui il faut calculer et remplacer les distances.
Vous y accèdez via le menu 'fichier', 'autres', 'distances'. Puis en cliquant sur le haut de la colonne "inconnue", faire apparaitre la petite flèche et cocher "true".
N'apparaitront alors que les distances connues comme inconnues.
Il est également possible d'avoir accès à la table des distances depuis l'agenda. Lorsque vous êtes sur une prestation, faites un CTRL-D et cliquez sur l'icone avec une calculatrice sur une mappemonde.
Pour avoir accès aux autres langues dans un code de prestation, vous devez cliquer sur la petite flèche verte.
Complétez alors les intitulés comme souhaité.
Le plus simple est de dupliquer un code de prestation habituel qui a -à peu près- les mêmes caractéristiques.
Allez dans 'fichier' – 'code de prestation', dupliquez en cliquant sur les 2 petites feuilles en bas à gauche.
Ensuite, modifiez si nécessaire le code : par exemple en unité « Heures » ou « Valeur », de type « Non presté » ou « presté ». « Lié à un client » ou non, « visible dans le planning et le pointage » ou non. « Générant ou non des déplacements /mobilités ». Au niveau de la « paie », vérifiez les paramètres.
Dans le sous-onglet « Facturation », laissez tous les champs vides sauf si c’est un code qui demande des titres services.
Dans l’onglet « Paie-Secrétariat », mettez le code lié au secrétariat social. Et cochez « Envoyez à la paie ». Le type de regroupement est également propre au secrétariat social. Sauvez.
1. Dans le menu "fichier", "codes prestation", vous avez peut-être déjà un code d'absence client.
S'il n'y en a pas, vous pouvez en créer un qui possède les caractéristiques suivantes.
Reliez ce code à la rubrique "Abs. Client".
Eventuellement, ajoutez le code correspondant du secrétariat social si ces heures doivent partir à la paie.
2. Rendez-vous ensuite dans le menu "fichier", "types suspensions ct client" et définissez le type de suspension : par exemple : "absence utilisateur justifiée".
3. Dernière étape : dans le code de prestation que vous utilisez habituellement pour les prestations en titres-services (par exple HPTS), onglet "gestion automatique", définissez quel code devra être injecté à la place du code habituel pour tel type de suspension contrat client.
Voici ce qu’il y a lieu de faire afin de pouvoir avoir le mode de sélection par nom plutôt que par référence :
Clic droit – personnaliser les colonnes.
Cliquer sur la colonne que l’on veut avoir par défaut.
3 possibilités :
Pour définir la visibilité des agendas des travailleurs dans le GAPMOBILE, rendez-vous "Utilitaire - Vérification des agendas - Visibilité (Web/Mobile)"
Si vous voulez définir une date commune pour tout le monde, sélectionnez-la dans le filtre "Du" et cliquez sur exécuter. Vous pouvez égaleemnt changer la date manuellement à côté du nom de la personne.
S'il n'y a pas de date, le travailleur verra toute la période présente dans l'agenda dans le porgramme.
Cela n'est pas possible. Le travailleur n'a pas d'accès direct à GAP, sinon il y aurait trop de modifications ingérables par les agences.
Le travailleur peut simplement mettre une remarque pour signaler qu'il n'a pas effectué toutes les heures, ou pour, à l'inverse, dire qu'il en a fait plus.
Vous pouvez vérifier ces prestations via l'agenda mobile ou via le menu "Mobile - Contrôle des pointages" dans GAPSQL
Dans GAPSQL, il faut aller cocher l'option "Visibilité mobile" dans les codes qui doivent être affichés dans le mobile. Il faut également cocher les autres options si nécessaire
Si le travailleur a fait une demande de congé via le mobile et que celle-ci n'a pas encore été acceptée, il doit retourner dans la demande et cliquer sur "Supprimer ".
Si la demande a été acceptée ou refusée par son responsable, il ne sait plus la supprimer.
Avant d'envoyer un mail ou un courrier, nous attirons votre attention sur les points suivants :
Dans le menu 'impressions/exports', vous avez la possibilité de choisir soit pour le personnel, soit pour les clients, l'impression d'une lettre simple.
Rendez-vous dans le menu 'impressions/exports', 'agenda'.
Rendez-vous dans le menu "impressions/exports" – "doc type" – "information". ATTENTION en fonction de vos droits utilisateurs il est possible que ce point de menu ne vous soit pas accessible.
Ajoutez une information à l'aide du "+".
Choisissez le document type dans lequel le message doit apparaître.
Vous avez la possibilité de rédiger des textes personnalisés par dossiers, par équipes, client ou même pour tel ou tel membre du personnel.
Il est également possible de définir une période durant laquelle le message apparaîtra. Ceci est assez pratique pour mettre des message durant les période de vacances annuelles estivales ou pour transmettre vos vœux de fin d'année.
Rédiger votre message personnalisé.
Vous avez plusieurs options pour afficher les divers messages actuels ou non.
Rendez-vous dans le menu Impressions/Exports - Clients et sélectionnez la "liste de clients avec/sans rendez-vous".
Il arrive parfois que le planning s'imprime en 2 parties. C'est certainement car le travailleur a eu 2 contrats sur la période sélectionnée et que dans le menu d'impression des feuilles de route vous avez sélectionné "par contrat".
Cochez "personnel" pour que les prestations se suivent sans saut de feuille.
Pour pouvoir imprimer les feuilles de route, via le menu impression-Export ou via le module communication, il faut sélectionner le document type, les bons filtres et bien cliquer sur "Actualiser la liste".
Reprenez à l’écran l’horaire théorique.
Menu 'fichier', 'personnel' et double-cliquez sur le travailleur concerné.
Dans l'onglet 'horaire théorique', encadré 'période', il y a une date de fin encodée .
Toujours dans l’onglet ‘horaire théorique’, dans la zone ‘type horaire’, vérifiez si la case n’est pas cochée.
Dans la fiche de la travailleuse, onglet 'Période d'occupation', vous devez cocher la case 'Utiliser un horaire théorique personnel'.
L'onglet 'Horaire théorique' mais aussi 'Horaire rappelable' apparaîtront.
En bas de la fiche du travailleur, cliquez sur l'icône 'Ouvrir la signalétique en détaillée' .
1. Vérifiez que le contrat est bien encodé dans la fiche du client.
--> Ajoutez un contrat dans la fiche du client si nécessaire.
--> Il se peut que le contrat soit inactif soit parce que le contrat commence dans le futur, soit parce qu'on a mis une date de fin au contrat.
2. Vérifiez que les deux fiches sont intégrées dans le même dossier .
--> Dupliquez la fiche client et modifiez le dossier : car il n'est pas possible de modifier le dossier dans la fiche de départ
--> Ajoutez le contrat dans la fiche client car il n'est pas conservé lors de la duplication
Activez le mode 'détaillé' afin d'afficher tous les onglets de la fiche du travailleur.
Onglet 'Titre-service', cliquez sur 'Modifier' et dans la zone 'Titres-services', cliquez sur + pour ajouter les données Sodexo du travailleur.
Pas besoin de créer une nouvelle fiche signalétique !
Dans Gap SQL, vous pouvez dé-clôturer la fiche du travailleur (en enlevant la date de clôture) et lui recréer une nouvelle période d’occupation.
Une fois que vous avez appuyé sur la flèche pour exporter en Excel, vous pouvez personnaliser votre export :
Dans toutes les grilles il est possible de faire des exports Excel en cliquant sur la flèche verte en bas à droite.
Vous pouvez ensuite personnaliser vos exports. Voir FAQ " comment personnaliser mon export Excel ? "
Dans la grille du personnel, faites un clic droit sur l'intitulé d'une colonne et sélectionnez "personnaliser les colonnes". Tout à gauche apparait alors une petite icone de liste. Lorsque vous cliquez dessus, vous avez accès aux champs qui sont sélectionnés. Choisissez ceux que vous voulez voir apparaître à l'ouverture.
Si vous le souhaitez, vous pouvez déplacer (cliquez glissez) les colonnes pour changer leur ordre.
Une fois les modifications effectuées, refaites un clic droit sur le haut d'une colonne et sélectionnez "sauvegarder".
Vous pouvez encoder la maladie dans le signalétique 'personnel' et la maladie s'injectera dans l'agenda.
Toutefois cela générera un grand nombre de conflits. Si vous avez attribué les clients à une autre personne et que vous souhaitez injecter directement de la maladie, vous pouvez encoder un horaire théorique avec des codes de maladie.
Vérifiez tout d'abord dans les options du dossier en vous rendant dans le menu 'Configuration', 'Dossier', onglet "défaut".
La case "utiliser un horaire théorique personnel" doit être cochée.
Si vous essayez de mettre une date de clôture à la fiche sans mettre de date de fin au contrat vous aurez ce message : "la date de clôture du personnel ne peut pas être modifiée car il existe une ou des périodes d'occupation sans date de fin ou la date de clôture du personnel est inférieure à la date de fin d'une période d'occupation".
Lorsque vous mettrez une date de fin à la période d'occupation, le logiciel vous propose alors de supprimer les prestations qui seraient dans l'agenda au-delà de la date de fin de contrat : "Voulez-vous continuer ? Cela va supprimer les prestations de l'agenda qui existent hors période contrat".
S'il est alors encore impossible de mettre une date de fin c'est certainement car il y a une prestation qui a été "bloquée" dans l'agenda (c'est-à-dire une prestation pour laquelle on a volontairement activé le blocage).
Il peut également arriver que des pointages existent au-delà de la date de fin. Le programme vous indiquera alors que vous ne pouvez pas mettre une date de fin car des pointages ont été envoyés pour une date ultérieure. Vous devrez alors supprimer dans les pointages ceux qui apparaissent après la date de fin de contrat.
Dans l'onglet "période d'occupation" du signalétique personnel, double-cliquez sur la dernière occupation (ligne bleue claire).
Cliquez sur les 2 petites feuilles pour dupliquer l'enregistrement (ainsi vous n'aurez pas à remplir ) nouveau toutes les données de l'occupation).
S'il s'agit d'un avenant à durée indéterminée, remplissez simplement la date de début. Si c'est un avenant à durée déterminée, cliquez sur la flèche pour faire apparaître une date de fin. Validez.
Modifiez le volume horaire comme souhaité et sauvez.
Dans la période d’occupation du travailleur, allez dans l’onglet « Suspension », cliquer sur « + »,
Sélectionnez le bon motif de suspension, mettrez les dates de début et de fin de cette dernière, ainsi que son pourcentage d’absence.
Créez une nouvelle occupation avec le nombre d’heures du contrat en cours, qui sera de la même durée que la suspension. Dans l’onglet DMFA de cette occupation, modifiez et faites un clic droit pour importer l’horaire théorique.
Une fois l’horaire théorique importé, indiquez le code de prestation de l’absence des journées concernées. NB : il ne faut pas mettre les codes de prestations (de type HP pour heures prestées,…)
Dans l’agenda de la personne, ça ne change pas : on met ses heures prestées, ses congés, ainsi que les heures de suspension.
Pour information : Gap ne bloque pas l'encodage de congés, même si le solde est atteint.
Si vous avez un compteur de jours de vacances, voici ce que vous pouvez faire pour savoir où en sont vos travailleurs.
Depuis la fiche d'un travailleur, cliquez sur l'icône "Sigma" et choisissez l'une des 2 options suivantes :
Pour vérifier en un clic quels sont les travailleurs qui ont dépassé la limite. Depuis le menu "Agenda", "Compteurs", "Contrôle", vous pouvez (pour autant que des limites inférieurs ou supérieures soient définie dans vos compteurs), obtenir la liste des dépassements.
Depuis l'agenda, vous pouvez faire un clic droit et vous avez alors accès aux options suivantes :
Si vous souhaitez avoir l'information sous forme de liste éventuellement exportable en Excel, rendez-vous dans le menu "Impression/exports", "Personnel" et cochez "solde des compteurs".
Afin de repérer facilement les travailleurs qui sont en demande d'heures à l'ouverture de la grille du personnel, rendez-vous tout d'abord dans le menu Configuration – Visualisation, onglet Personnel et cochez la case "afficher le personnel en recherche d'heures en gras".
Éventuellement, appliquez ces paramètres à tous les utilisateurs du programme.
Ensuite, dans le signalétique personnel, onglet horaire théorique, cliquez sur "modifier", puis sur le triangle de modification de l'horaire théorique en cours, cochez la case "en recherche d'heures", validez avec le petit "v" vert, puis sauvez.
Il y a certaines sécurités dans le programme qui font qu'on ne peut pas supprimer un travailleur rapidement. Il y aura un message d'erreur qui vous dira qu'il est impossible de supprimer un enregistrement utilisé dans la base de données.
Si vous cliquez sur "détails", il y aura certains indices :
Dans ce printscreen, le programme indique qu'il ne peut pas supprimer le travailleur car il a une période d'occupation. Il faut d'abord supprimer cette dernière et ensuite recommencer l'opération.
Ce qu'il peut y avoir d'autre de bloquant, qu'il faudra supprimer également avant :
- Les messages mobiles
- Les sms,... ce qui est relatif au module communication.
Vous pouvez créer une seule fiche pour la personne, et lui faire 2 contrats simultanés.
Chaque contrat doit être encodé selon la fonction respective. Selon les secrétariats sociaux, il faudra encoder un numéro de secrétariat différent dans les périodes d'occupation.
Le chemin indiqué dans la 'configuration' du ''dossier', onglet 'paie', 'répertoire export paie : le chemin indiqué renvoie vers un emplacement non accessible.
Si vous souhaitez regénérer un fichier de paie mais qu'il y a une date d'envoi de paie, vous ne pourrez pas générer à nouveau le fichier.
Vous devez d’abord aller dans 'utilitaire', 'envoi de paie', 'supprimer la date d’envoi de paie'.
Lorsque vous retournez dans les pointages, vous pouvez faire des filtres sur un ou plusieurs travailleur(s), et faire CTRL-A pour sélectionner et CTRL-DEL pour supprimer les pointages.
ATTENTION : si vous versez des acomptes, ne supprimez pas les lignes "accal" et "acompte".
Vous pouvez réimporter les pointages et il sera alors possible de regénérer la paie en retournant dans 'secrétariat' - 'génération de paie'
Avant toutes choses :
Calculez les KM via l'utilitaire de calcul des km agendas.
Verrouillez les agendas.
Effectuez les indexations périodiques.
LES 3 ETAPES DE LA PAIE :
Importez les agendas dans les pointages : dans le menu'Pointages', 'Consultation encodage', cliquer sur ajout en bas à droite, effectuez vos choix de gauche à droite, importez, validez.
Lancez les générations automatiques sur base des pointages : 'Pointages', 'génération automatique', génération', décocher les ACCAL /ACCOMPTE si vous l'avez déjà fait milieu de mois. Exécutez.
Générez la paie : 'Secrétariat', 'génération de paie'.
Exceptionnellement, un travailleur vous demande de lui verser un acompte d'un montant différent de celui qui lui est versé habituellement.
Rendez-vous dans la consultation des pointages après avoir lancé la génération automatique des acomptes.
Vous pouvez changer le montant manuellement en double cliquant sur le travailleur concerné.
Changez le montant.
Cliquez sur modifiez.
Validez.
Quittez l'encodage.
Le montant que vous avez modifié apparaitra alors en noir dans la consultation des pointages.
Si vous devez rembourser des frais nets, des tickets de transport en commun, ou tout autre pointage exceptionnel.
Depuis la fenêtre de consultation des pointages, cliquez sur ajout en bas à droite.
Choisissez "manuel".
Un travailleur, une équipe ou tous les travailleurs.
Sélectionnez la date et le personnel concerné.
Encodez le code de prestation.
Cliquez sur importer.
Validez.
Puis quittez l'encodage.
Si vous avez par exemple ajouté des codes de prestatione du type "formation", "temps de remise", "réunion d'équipe", etc., qui doivent être pris en compte dans le calcul des chèques repas, vous devez les ajouter dans la définition de la formule de génération automatique des CR.
Attention à bien reprendre le code exact, à ajouter des ";" entre les codes, à ne pas supprimer de parenthèses" et à le faire tant dans la condition que dans la quantité.
Cela signifie que le ficher de paie ne trouve pas le répertoire "vers paie".
Il faut aller vérifier que le chemin vers le dossier est bien configuré dans 'Configuration', 'Dossier', onglet 'paie' : "répertoire export paie".
Certains code ne doivent en effet pas être envoyés à la paie (par exemple le code qui permet de calculer l'acompte).
Toutefois, si vous remarquez qu'un code qui aurait dû être envoyé à la paie apparaît dans cette liste, allez vérifier dans le code de prestation dans l'onglet 'paie/secrétariat social' s'il y a un code lié au secrétariat social et que la case "envoyer à la paie" est bien cochée.
Vous pouvez repérer dans l'agenda jusqu'où les pointages ont été importés (petits "V" verts).
Analysez les prestations du jour à partir duquel l'agenda n'a pas été importé dans les pointages.
Un code requiert un contrat client et celui-ci n'est pas renseigné.
Il arrive régulièrement que des km courses soient introduits sans le nom du client.
Vous pouvez supprimer une à une les lignes concernées en faisant un clic droit – supprimer.
Si vous voulez supprimer TOUTES les lignes d'un coup (par exemple pour recommencer totalement l'import des pointages) :
appuyez en même temps sur les touches CTRL (control) + A
puis CTRL + delete
Vous pouvez utiliser les filtres pour ne supprimer par exemple que les prestations d'une personne ou sélectionner uniquement le résultat d'une génération automatique spécifique.
Oui, un double tri est possible.
Lorsqu'on clique sur le haut d'une colonne, le tri se fait de manière croissante ou alphabétique.
Si vous maintenez la touche SHIFT (MAJ° enfoncée et que vous sélectionnez une autre colonne, un double tri sera effectué.
Ici par exemple par nom prénom et ensuite par code de prestation.
Notez que ceci est valable partout dans le programme
Ci-dessous, vous trouverez un récapitulatif des codes à utiliser.
Le code 8XXX est régulièrement oublié et c’est ce qui provoque le message d’erreur le plus fréquent en DMFA à ce sujet.
Vous devez encoder ce code 8XXX qui informe l’ONSS du nombre de jours lié à la part de l’indemnité de rupture concernant les prestations à partir du 01/01/2014.
Il est de plus en plus fréquent que ce code reprenne l’intégralité des jours dans la mesure où il y assez peu de licenciements qui concernent des travailleurs entrés en service avant le 01/01/2014.
Votre indemnité de rupture doit toujours être déclarée sur le dernier mois où le travailleur est présent dans l’entreprise (même s’il est en maladie de longue durée par exemple).
Dans le menu 'SMS', onglet 'SMS type', vous pouvez configurer des sms de type :
Texte libre client
Texte libre personnel
Anniversaire client
Anniversaire personnel
Annulation de rendez-vous
Confirmation de rendez-vous
Portefeuille électronique vide
Rappel TS
Rendez-vous en attente de validation chez Sodexo
Vous avez la possibilité d'en créer autant que vous le souhaitez et pouvez les personnaliser à l'aide de différents champs automatiques.
Il suffit de cliquer-glisser les variables dans le texte. 4 langues sont possibles.
Dans la configuration du dossier, vous pouvez définir quel SMS sera sélectionné par défaut.
Dans le contrat du travailleur, il faut définir sa qualité ainsi que son mode de financement .
Vérifiez également que dans la partie "Subside", les cases "ne pas prendre en compte pour le calcul" ne sont pas cochées :
Dans chaque code de prestation qui doit apparaitre dans le subside, il faut spécifier la bonne option dans l'onglet "Aide aux familles" de ce dernier
Le format de date toléré dans gap est le suivant : JJ/MM/AAAA.
Or, par défaut, en général les ordinateurs ont ce format-ci : JJ-MM-AA
Vous devez donc vous rendre dans le 'panneau de configuration' de votre ordinateur > 'date et heure' > 'changer la date et l'heure' > 'changer les paramètres de calendrier'.
Vous modifiez comme suit et faites ok.
Entre le moment où vous avez exporté le fichier de prestations depuis le site de Sodexo et le moment où vous faites l'import dans Gap, vous ne devez absolument pas ouvrir ce fichier ! Si vous l'ouvez en .xls pour aller le consulter avant l'import dans Gap il devient inexploitable pour le programme.
Vous devrez alors recommencer l'oépration.
Rendez-vous à la rubrique 'titres services', rubrique 'autres' et cliquez sur 'valeurs de remboursement'.
Dans la fenêtre ouverte, cliquez sur le « +» situé en bas à gauche de la fenêtre principale.
Remplissez la fenêtre comme suit pour les titres Région Wallonne.
VEILLEZ A BIEN DECOCHER ENTIEREMMENT LES CASES « BRUXELLES-CAPITALE » et « FLAMANDE » .
Cliquez sur « Sauver » ;
Répétez l’opération en cliquant sur le « + » afin d’ajouter la ligne pour les Titres Services Région Flamande et Bruxelles-Capitale.
VEUILLEZ TOUJOURS A BIEN DECOCHER ENTIEREMMENT LES AUTRES CASES.
Vous devez aller cocher "activer le shift lock pour l'encodage des titres services" dans le menu 'configuration', 'visualisation', 'titres-services'.
Rendez-vous dans le menu 'titres-services', 'remises', choisissez la remise que vous souhaitez dé-clôturer.
Vous devez aller effacer la date d’impression, de clôture et d'envoi.
Pour que le travailleur apparaisse, la case 'contrat titre-service' doit être cochée dans la période d'occupation.
Pour ce faire, vous devez retourner dans la fiche du travailleur.
'Fichier', 'personnel', double cliquez sur le travailleur concerné .
Dans l'onglet 'période d'occupation', double cliquez sur le contrat de travail.
Dans 'titre-service', cochez la case 'contrat titre-service'.
Il faut aller vérifier dans le paramétrage des valeurs de remboursement ('titres-services', 'valeurs remboursement').
Si dans la remise il y a des titres dont la date d’émission n’est pas couverte, le programme ne peut pas calculer le montant de la remise de chèques. On ne peut donc pas clôturer la remise.
Il faut compléter les valeurs de remboursement et veiller à garder l'historique des différentes valeurs (date de début + date de fin).
Voir aussi FAQ "comment puis-je modifier la valeur de remboursement des titres-services ? "
Il n’y a pas de possibilité de "prolonger" la date des titres dans Gap.
La seule solution est de désactiver le contrôle de la date de fin de validité pour ces titres-là de manière à pouvoir les scanner.
Attention, si vous utilisez un scanner de titres-services ( de type Canon, de chez ISASCAN), il faut également vous rendre dans « Configuration – Base de données » afin de décocher l’option « Vérification de la validité des chèques scannés ».
NB : Afin de pouvoir modifier ce paramètre, vous devez avoir un accès en tant qu’administrateur.
La mise à jour du statut de la prestation a été bloqué dans la vérification des titres services, l'import Sodexo ne peut donc avoir lieu.
Vous devez rentrer dans la prestation. Dans la zone 'Titres-services', décocher la case 'Bloquer mise à jour'.
Via le menu Titres-Services – vérification.
1. Choisissez la période souhaitée.
2. Sélectionnez le/les codes de prestation souhaités (nb : les codes apparaissent dans la colonne juste après le nom du client.
3. Au besoin sélectionnez différentes options telles que « titres papiers », « électroniques », « en ordre de ts », « en défaut de ts ».
4. Le total est effectué en fonction de vos filtres.
5. Au besoin, vous pouvez faire un export Excel.
Rendez-vous dans le menu Titres-services - vérification - choisissez la période.
Cliquez ensuite sur le bouton d'export Excel :
faites un clic droit dans la barre des titres de colonnes et cliquez sur "field chooser".
dans "customization", vous aurez alors accès au champ "RégionLib1".
cliquez-glissez-le dans la barre des titres de colonnes.
Vous pourrez alors faire des tris dans Excel en fonction des régions, des nombres d'heures prestées et/ou des titres rentrés.
Rendez-vous dans le menu Titres services – Rappels – Annulation.
Choisissez alors la date du rappel à annuler et cocher l'option souhaitée concernant la mise à jour ou non des niveaux de rappel.
Cliquez ensuite sur exécuter.
Si vous ne retrouvez pas un titre sur le site c'est peut-être que vous êtes dans ce cas particulier : la période de validité des titres services a été prolongée de 3 mois.
Le numéro se change automatiquement en fonction de la prolongation du titre du au Covid.
Ici dans l’exemple, les 1er chiffres sont identiques jusqu’à la date de fin de validité.
Initialement 09 - septembre → 12 - décembre (+ 3 mois).
Les 3 derniers chiffres sont le résultat d'un calcul propre à Sodexo.
Il est important de faire les opérations suivantes dans l'ordre afin de clôturer une remise :
La date de création est automatique.
Mettre une date de clôture (cette date doit supérieure ou égale à la date de création).
La date d'impression s'inscrit automatiquement lorsque vous aurez imprimé le bordereau (via l'imprimante ou si vous avez d'abord prévisualisé avec la loupe et demandé l'impression). Si vous le souhaitez il est possible d'effacer la date d'impression à l'aide de la gomme à côté de la date.
Il ne vous reste plus qu'à mettre la date d'envoi (date à laquelle les titres services ont été envoyés chez Sodexo). La date d'envoi doit toujours être supérieure ou égale à la date de clôture.
À côté des icônes de visualisation et d'impression de la remise, vous avez une flèche verte qui vous permet de générer un fichier au format Sodexo.
Vous pouvez alors l'uploader sur la plateforme Sodexo pour faire la déclaration de vos titres-services"papier".
Rendez-vous dans le menu titres-services, historique, retrouvez le titre concerné et cliquez sur le "-".
Si ce titre n'est pas dans une remise clôturée, vous n'aurez aucun problème à le supprimer.
Dans le cas contraire, vous devrez au préalable supprimer la date d'envoi, d'impression et de clôture de la remise avant de pouvoir effectuer cette opération.
Il peut s'agit d'un problème de paramétrage du code de prestation.
Vérifiez que les codes que vous utilisez sont bien reliés à la bonne rubrique dans l'onglet "titres-services" du code :
La "grille" de vérification peut être personnalisée comme toutes les autres grilles.
Il suffit de faire un clic droit "personnalisation". Un petit menu déroulant s'affiche tout à gauche. Il suffit de cocher "région".
N'oubliez pas de faire un clic droit – sauvegarder afin que Gap retienne vos choix pour l'avenir.
Lorsque des titres-services apparaissent comme étant "Sans statut" dans Gap, c'est que le matching avec Sodexo n'a pas été réalisé ou n'a pas abouti.
Pour vérifier cela :
- Sur le site de Sodexo, exportez le fichier de prestations qui sont en "remboursement demandé" à la date de la prestation qui pose problème (ou les autres statuts si la prestation n'est pas en remboursement demandé)
- Dans l'onglet "Titres-services - Importation" dans GAP, sélectionnez le fichier généré dans Sodexo OU sélectionnez les bons filtres si vous fonctionnez avec l' API Sodexo.
- Cliquez sur "Ouvrir". Gap affiche ce qu'il y a dans le fichier
- Sélectionnez la prestation en question
- Faire attention si la ligne est en rouge ou orange :
- Cliquez sur "Exécuter" pour faire le matching
- Si le statut de l'import n'est pas en "mise à jour effectuée", corrigez l'erreur et cliquez ensuite à nouveau sur Exécuter.
En fin de mois, vous pouvez faire le calcul des km juste avant la paie.
Menu Utilitaires > Calcul des kms > Agendas journaliers
- Zone 'Période,' indiquez les dates souhaitées (1-2)
- Zone 'Option', ajoutez '10' dans la case 'Latence' afin d'éviter un plantage (3)
- Cliquez sur Exécution (4)
Attention, cette manipulation est irréversible. Avant de lancer une indexation, faites toujours un backup au cas où vous commettez une erreur.
Rendez-vous dans 'Utilitaires', 'Indexation des valeurs'.
Tous les mois avant de faire la paie, il faut faire tourner l'indexation pour chaque "tranche d'ancienneté". Choisissez la date pivot du 1er du mois puis cliquez sur "exécuter".
S'il y a une indexation, une boite de dialogue s'ouvre et en cliquant sur détail on voit quelle PO a été indexée, quelle était l'ancienne valeur et quelle est la nouvelle.
Il est souvent conseillé de faire un back up si vous vous apprêtez à effectuer une opération exceptionnelle dans le programme.
Par exemple avant de lancer une indexation ponctuelle des salaires, avant de faire une mise à jour du programme ou encore lorsque vous utilisez l'utilitaire de transfert de période d'occupation.
Pour faire un back up, rendez-vous dans le menu Utilitaires – Sauvegarde – Sauvegarder. Cliquez sur "les 5" et patientez le temps que le programme ait terminé l'opération.
