Le code du contrat était déjà existant dans la base de données – ce code doit s’auto-incrémenter .
Il faut ajouter un # dans la configuration du dossier pour qu’il y ait assez de caractères.
Rendez-vous dans le menu 'configuration', 'dossier', onglet 'client" et mettre #### dans le champ 'référence contrat client'.
Si un doublon a été créé par erreur et que vous souhaitez supprimer une fiche client.
Vous pourrez alors mettre une date de clôture.
Il arrive parfois que l'adresse de prestation soit différente de celle renseignée dans la signalétique.
Si par exemple le client fait travailler l'aide-ménager(-ère) dans sa résidence secondaire ou s'il vient de déménager.
Vous pouvez aller indiquer une adresse de prestation dans l'onglet 'localisation' du 'contrat client'.
1. Configurez tout d'abord les types d'absences dans l'onglet 'fichier', 'autres', 'types de suspension ct clients'.
2. Créez des codes d'absences bénéficiaires (exple absence justifiée / absence injustifiée avec la possibilité de demander un remboursement en ts / absence COVID).
Attention à cocher "autoriser sur suspension de contrat client (client absent)".
3. Paramétrez ensuite les codes d'heures prestées pour définir quel type de code devra être injecté en fonction des différents types d'absences.
Dans l'onglet 'gestion automatique', vous pouvez, en regard de chaque type de suspension contrat client, définir quel code sera injecté en remplacement du code de prestation habituel.
Attention : il faut le faire dans tous les codes de prestation qui seraient susceptibles d'être injectés.
Si les prestations se donnent aléatoirement à un endroit et à un autre, vous pouvez créer 2 contrats avec les 2 localisations différentes.
Vous devrez ensuite choisir le bon contrat en fonction de l'adresse de prestation.
Afin de faciliter la gestion des suspensions de contrats clients, on peut faire le choix de faire un contrat par type de service (repassage, nettoyage, ...).
Cochez la case 'gérer les suspensions par contrat'. Vous retrouverez alors l'onglet 'suspension' dans le contrat.
Ainsi, si le client suspend les prestations de nettoyage à son domicile car il est en vacances, il pourra néanmoins venir faire repasser une manne.
Petit truc : dans la 'configuration' du 'dossier', onglet 'défaut', vous pouvez choisir que soit coché automatiquement 'gérer les suspensions par contrat' à la création d'un signalétique client.
Lorsque vous possédez plusieurs dossiers, vous avez parfois besoin de dupliquer un signalétique client afin d'effectuer un remplacement dans une autre entité.
Depuis le signalétique client à dupliquer :
Cliquez sur les 2 petites feuilles pour dupliquer.
Choisissiez le dossier de destination (la référence se mettra automatiquement si le dossier est configuré pour une incrémentation automatique).
Sauvez.
Il arrive régulièrement que le message d'erreur suivant apparaisse : "le dossier ne peut être modifié (RAISE)".
Si, dans les options du dossier, vous avez choisi qu'un contrat soit créé automatiquement, il faut le supprimer dasn la nouvelle fiche avant de sauver.
Vérifiez également dans l'onglet contact. S'il y a un contact il faut le supprimer pour pouvoir sauver.
Dans le bas de la grille clients se trouve une icône filtre avec une flèche vers le haut.
Lorsqu'on clique dessus on peut alors rechercher un client par son numéro Sodexo.
Non ! Il existe un petit outil dans la fiche client qui est très utile lorsqu'un client passe de titres-services papiers à électroniques ou l'inverse.
Cochez ou décochez "électronique" dans l'onglet "titres services" du client.
Puis cliquez sur les petits engrenages et choisissez la date à partir de laquelle vous souhaitez "recalculer les titres-services"
Rendez-vous dans le menu "Impression/export" - "TS" et choisissez la liste des numéros Sodexo par client.
Cette liste peut faire l'objet d'un export Excell.
Si ce n'est pas la bonne région ou si aucune région n'est renseignée, rendez-vous dans le menu fichier – commune (celle de votre client) et vérifiez qu’elle est dans la bonne région.
Le menu déroulant propose les 3 régions : Bruxelles capitale, région Wallonne et région flamande.
