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Comment encoder rapidement les jours fériés dans Gap ?

Rendez-vous dans le menu Agenda – Jours fériés. Cliquez sur les "petits engrenages". Sélectionnez l'année souhaitée. Le code utilisé pour les jours fériés. Cliquez sur calculer. Les jours fériés sont encodés et seront injectés tout au long de l'année.

Je n'arrive pas à planifier une prestation pour un client dont le contrat commence la semaine prochaine.

Depuis l'agenda, ajoutez une prestation, cliquez sur le cadenas pour « afficher les contrats clients clôturés ». Vous trouverez alors les clients qui ont un contrat à une date postérieure à la date du jour. Si vous êtes dans l'horaire théorique, vous retrouverez également le client en cliquant sur le cadenas.

L'injection sur un jour férié a généré un grand nombre de conflits. Comment les supprimer tout d'un coup ?

Rendez-vous dans le point de menu "Agenda" - "Gestion des conflits". Sélectionnez le jour férié pour lequel vous souhaitez supprimer les conflits. Faites un clic droit sur l'un d'entre eux et sélectionner l'option "Supprimer les conflits des clients".

Comment mettre un mémo dans l'agenda. 

Afin de mettre un mémo dans l'agenda à l'attention de vos collègues, vous pouvez le faire de 2 manières : Cliquer sur "ajouter un mémo" dans le détail d'une prestation. Faire CTRL + M Lorsque vous aurez rédigé et enregistré votre mémo, il y aura une icône en bas à gauche de la journée (1) à ne pas confondre avec le petit trombone qui indique qu'il y a un commentaire dans la prestation (2).

J'aimerais voir le commentaire enregistré dans la prestation sans devoir ouvrir le rendez-vous dans l'agenda.

Si vous voulez que, lorsqu'on place le curseur de la souris sur un rendez-vous, le commentaire s'affiche dans le libellé étendu de l'agenda, vous pouvez le configurer en cliquant sur la petite étiquette.

Comment puis-je générer des compteurs pour l'année prochaine ?

En fin d'année, si vous voulez par exemple générer un compteur de vacances annuel, vous pouvez cliquer sur les 2 petites feuilles et choisir l'une ou l'autre des 2 options. Si vous avez un compteur mensuel (par exemple un compteur d'heures complémentaires) et que vous cliquez sur "générer la période suivante", Gap ne vous générera que janvier, alors que si vous choisissez la seconde option, toute l'année sera créée d'un coup. Il est possible de programmer automatiquement la tâche via le menu "co

Un travailleur a un nombre incohérent de kilomètres sur sa journée , comment cela se fait-il ?

Lorsque l'on calcule une distance dans GAP, si on ne possède pas la clé google ou si l'adresse n'est pas trouvée sur Google, une fenêtre apparait dans laquelle il faut encoder manuellement le nombre de km, en décochant "Distance inconnue". Lorsque l'on enregistre cette distance, elle est stockée dans le programme afin de ne plus devoir la recalculer. Elle se trouve dans "Fichier - Distance". GAP ira la chercher là. Si l'utilisateur se trompe dans l'encodage du nombre de km, la distance sera erro

Je ne vois pas le client dans le module commande / repassage. Comment faire pour qu'il soit visible?

Vous devez cocher la case 'Repassage' dans le contrat du client. - dans le signalétique 'client', 'contrat' : double-cliquez sur le contrat : - une nouvelle fenêtre so-'ouvre, dans l'onglet 'titre-service', zone 'services demandés', cochez la case 'repassage'

J’ai un nouveau client qui s’est présenté au service repassage et il n’existe pas encore dans notre base de données, comment faire pour le créer?

Lorsque vous êtes dans une nouvelle commande, vous pouvez créer le client. Dans la zone 'Client', cliquez sur la flèche à côté de l’icône 'Ouvrir client' et cliquez sur 'Créer un nouveau client et contrat client'. Une nouvelle fenêtre s’ouvre. Complétez les différentes zones et cliquez sur ‘Sauver’. Attention : vous devez IMPÉRATIVEMENT contacter le personnel administratif de la création d’une nouvelle fiche client.

J'aimerais planifier une commande de repassage à 2 travailleuses. Comment dois-je faire?

Quand vous êtes dans le menu 'Affectation / Planification' de la commande, vous devez impérativement cocher l'option 'planification avec détail'. Vous pouvez sélectionner les membres du personnel en double-cliquant sur leur nom et leur attribuer la durée dans la fenêtre 'plannification avec détail'.

J’ai attribué les titres à la mauvaise travailleuse. Comment puis-je les supprimer dans le module commande / repassage ?

Vous devez cliquer sur la ligne (celle-ci devient jaune une fois sélectionnée) de l’aide-ménagère et effectuer un double-clic droit dessus.

J'aimerais faire apparaitre un commentaire récurrent sur le ticket de repassage.

Si vous avez des clients avec des exigences particulières (chemises sur cintres, pliées, cols amidonnés, etc.) et que vous voulez que cette information apparaisse systématiquement sur le ticket de repassage, voici ce que vous devez faire. Tout d'abord, insérez le commentaire dans la fiche du client. Dans le contrat client, onglet « Remarque », il y a une zone « Remarque commande ». Vous verrez cette remarque à la création de toutes les commandes pour ce client. Il y aura un "I" dans un rond

Comment puis-je mettre un mémo à l’attention de mes collègues ?

Il vous suffit de choisir Mémo dans l’onglet Fichier > Info. Tapez votre texte. Choisissez à qui est destiné le mémo (vous OU tous les utilisateurs du programme OU seulement une autre personne). Vous pouvez aussi choisir de faire apparaître ce mémo dans un dossier (une agence par exemple). Choisissez la date. Et éventuellement la couleur.

Comment puis-je consulter les dates d'anniversaire du personnel ?

Dans le GapTime SQL il n’y a plus de mémo qui s'ouvre automatiquement pour vous prévenir des anniversaires des membres du personnel. Pour retrouver cette information, rendez-vous dans le sous menu Fichier > Info > Résumé. Vous y trouverez également les informations suivantes : les travailleurs absents les date de fin de validité de cartes d’identités les fins de permis de travail les fins de contrats de travail les fins de réductions les fins d’absences théoriques les fins de maladies/accidents

J'aimerais créer un code formation mais j'ai plusieurs centres de formation. Comment puis-je les enregistrer dans Gap ?

2 solutions s'offrent à vous: 1) Vous créez X codes de prestations en fonction des différents centres de formations et vous indiquez l'adresse du centre dans l'onglet 'Localisation' de chaque code. ou 2) Vous créez un seul code de prestation 'Formation en centre': - Dans le code de prestation zone 'Options supplémentaires', cochez la case 'lié à un lieu' ; - Une fois le code créé, ajoutez les différentes adresses dans 'Fichiers', 'Lieu' ; - Lorsque vous ajouterez une formation dans l'agenda, sél

Des frais de déplacement se sont calculés avec le code 'télétravail', comment puis-je corriger?

Menu 'Fichier' > 'Code prestation' Recherchez le code 'Télétravail' et cliquez dessus. Dans la fenêtre 'Code de prestation': 1) Cliquez sur 'Modifier'; 2) Zone 'Heure / Jour' décochez 'Code générant des déplacements/mobilités'. Cliquez sur 'Sauver' pour enregistrer vos modifications.

Comment puis-je identifier si titres services viennent du service nettoyage à domicile ou du service repassage ?

Via le menu Titres-Services – vérification. 1. Choisissez la période souhaitée. 2. Sélectionnez le/les codes de prestation souhaités (nb : les codes apparaissent dans la colonne juste après le nom du client. 3. Au besoin sélectionnez différentes options telles que « titres papiers », « électroniques », « en ordre de ts », « en défaut de ts ». 4. Le total est effectué en fonction de vos filtres. 5. Au besoin, vous pouvez faire un export Excel.

Comment obtenir une liste des titres services rentrés par région ? Comment sortir une liste des heures prestées pour certaines périodes en tenant compte aussi des régions ?

Rendez-vous dans le menu Titres-services - vérification - choisissez la période. Cliquez ensuite sur le bouton d'export Excel : faites un clic droit dans la barre des titres de colonnes et cliquez sur "field chooser". dans "customization", vous aurez alors accès au champ "RégionLib1". cliquez-glissez-le dans la barre des titres de colonnes. Vous pourrez alors faire des tris dans Excel en fonction des régions, des nombres d'heures prestées et/ou des titres rentrés.

Comment exporter ma remise papier au format Sodexo ?

À côté des icônes de visualisation et d'impression de la remise, vous avez une flèche verte qui vous permet de générer un fichier au format Sodexo. Vous pouvez alors l'uploader sur la plateforme Sodexo pour faire la déclaration de vos titres-services"papier".

Comment puis-je déscanner un titre-service ?

Rendez-vous dans le menu titres-services, historique, retrouvez le titre concerné et cliquez sur le "-". Si ce titre n'est pas dans une remise clôturée, vous n'aurez aucun problème à le supprimer. Dans le cas contraire, vous devrez au préalable supprimer la date d'envoi, d'impression et de clôture de la remise avant de pouvoir effectuer cette opération.