La facture électronique
Une facture électronique est une facture créée, envoyée, reçue et conservée sous format dématérialisé. On vous explique tout!
Quelles sont les obligations et mentions légales ?
Elle doit répondre à certains impératifs en termes d’édition, d’archivage et de transmission.
Elle doit garantir :
- l’authenticité de son origine (l’émetteur doit être identifié) ;
- l’intégrité de son contenu (qui ne doit pas être modifiable) ;
- sa lisibilité (à toutes les étapes, depuis son émission jusqu’à la fin de sa conservation pendant 7 ans).
Quelles sont les informations obligatoires sur une facture dématérialisée ?
La facture électronique doit comporter exactement les mêmes mentions obligatoires que la facture papier, à savoir :
- la date ;
- le numéro de facture ;
- les identités de l’émetteur et du destinataire ;
- la désignation du produit ou du service et sa quantité ;
- le montant de TVA ;
- le taux de TVA ;
- la date de la vente ou de la prestation ;
- le montant hors TVA et le montant TVA comprise ;
- les pénalités prévues en cas de retard de paiement.
Vous devez également avoir obtenu l’accord de votre client pour le passage à la facture électronique.
Comment transmettre une facture électronique ?
Les factures peuvent être envoyées selon 3 procédures :
- Par message électronique via une norme sécurisée (Echange de Données Informatisé (les formats efff, xml…), progiciel de gestion intégrée…) ;
- En utilisant la signature électronique, qui valide dans ce cas le procédé dématérialisé de facturation et permet l’authentification du signataire ;
- Par toute autre forme électronique (fichier pdf envoyé par mail par exemple) à condition que des contrôles soient mis en place pour établir une piste d’audit fiable entre la facture et la livraison de biens ou de prestations de services qui s’y rapporte.
La facture électronique est-elle obligatoire ?
Toutes les entreprises ne sont pas encore obligées de recourir à la facturation électronique mais cette dernière n’en est pas moins fortement conseillée, en particulier dans le cadre de marchés publics.
Depuis le 1er avril 2019, les pouvoirs publics locaux et d’autres organismes publics ont en effet l’obligation de pouvoir réceptionner et traiter des factures électroniques.
Dès 2017, les autorités fédérales et flamandes ont exigé de leurs fournisseurs qu’ils recourent à la facturation électronique. Il existe toutefois des exceptions, notamment pour les micro-entreprises.
L’intention est en tout cas de faire en sorte que la facturation électronique devienne, à brève échéance, la norme en Belgique.
Quel est l'intérêt de passer à la facturation dématérialisée ?
Vous ne vous êtes pas encore sérieusement penché sur la possibilité d’envoyer vos factures en format électronique ? Il n’est pas trop tard pour se laisser séduire par un passage au sans papier. Les avantages sont nombreux.
En effet, le format électronique entraîne un vrai gain de temps et de productivité, donc une réduction de ses coûts administratifs, notamment grâce à l’automatisation des saisies, à l’absence des manipulations de documents papier, à la suppression des coûts d’impression, d’envoi par la poste, de stockage… Les erreurs sont moins nombreuses et les délais de paiement plus rapides. La gestion des données est également optimisée : l’accès à l’information est plus facile et sa traçabilité totale, les échanges en sont simplifiés… tout cela avec une sécurisation accrue !
N’hésitez pas à nous contacter pour adapter vos dessins de documents.
Si vous souhaitez passer à la facturation électronique (soit via le Bob Démat, soit via la Facturation), vous pouvez nous envoyer un mail à sales@gapi.be pour une demande d’offre.